ERP

Menjalankan sebuah bisnis dengan baik merupakan sebuah tantangan. Dewasanya, dalam memastikan proses bisnis yang dilakukan berjalan dengan baik, sebagian besar pengusaha menggunakan ERP (Enterprise Resource Planning) untuk membantu operasional harian. Memilih software Enterprise Resource Planning yang tepat adalah investasi yang paling prospek untuk bisnis.

Mempelajari ERP dan Berbagai Keuntungannya

Bisnis adalah kegiatan yang melibatkan integrasi antara sumber daya manusia, keuangan, pengadaan, distribusi, dan departemen lainnya. Untuk menjalan bisnis secara baik, terutama untuk menyederhanakan sekaligus mengintegrasikan proses yang ada, Enterprise Resource Planning merupakan pilihan yang tepat.

ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning yang nantinya akan membantu para pelaku usaha untuk menjalankan berbagai departemen dalam ruang lingkup bisnisnya secara baik dan baku sehingga sistem dapat berjalan dengan baik. Bagi Anda yang masih pemula dalam menjalankan bisnis, memanfaatkan sistem ERP akan sangat membantu bisnis Anda.

Apa Itu ERP

ERP adalah gabungan dari 3 kata yaitu Enterprise, Resource, dan Planning. Setiap kata saling berintegrasi untuk menciptakan aspek perencanaan yang lebih baik untuk aktivitas bisnis yang Anda lakukan. Secara umum, pengertiannya dari Enterprise Resource Planning adalah paket aplikasi yang melayani dan mendukung berbagai departemen dalam usaha Anda.

Sehingga pekerjaan yang Anda kerjakan menjadi lebih efisien dan berjalan lebih baik. Tujuan akhirnya adalah mendapatkan keuntungan maksimal bagi para pihak yang berkepentingan dalam usaha Anda. Memiliki sistem integrasi berbagai departemen akan memudahkan aktivitas sehari-hari bisnis Anda.

Perkembangan ERP

Pada mulanya proses perencanaan sumber daya usaha berawal pada tahun 1960an dengan konsep perencanaan dan manajemen hanya berlaku pada sektor inventaris dan kontrol di sektor manufaktur. Pembuatan software manajemen dan perencanaan hanya berfokus pada pemantauan inventaris, rekonsiliasi saldo, dan melaporkan status usaha.

Kemudian pada tahun 1970an muncul Material Requirements Planning atau MRP sebagai bentuk evolusi dari sistem invetarisasi dan kontrol awal. Tujuan MRP awalnya adalah melakukan penjadwalan proses produksi. Dikarenakan keterbatasan proses manufaktur, MRP I dikembangkan menjadi MRP II yang berfokus pada proses manufaktur yang lebih luas.

MRP II dikenal sebagai Material Resource Planning dan pada tahun 1990an, MRP kemudian tidak hanya berlaku pada proses produksi namun juga berlaku pada berbagai departemen seperti departemen keuangan, manajemen proyek, permesinan, dan SDM. Cakupan proses bisnis yang lebih luas menjadi cikal bakal terbentuknya Enterprise Resource Planning.

Pada tahun 2000an, Sistem Enterprise Resource Planning pertama memiliki kendala terutama dalam cakupan wilayah bisnis, sehingga dikembangkan Enterprise Resource Planning II atau dikenal dengan nama ERP-II yang berfokus pada fleksibilitas tinggi tanpa terbatas oleh wilayah dan waktu.

Sistem ini menggunakan sistem Cloud untuk membantu pengoperasian software. Sistem ERP-II jenis SaaS menjadi primadona saat ini terutama bagi bisnis UMKM dan UKM karena memiliki tingkat mobilitas yang tinggi dengan harga yang lebih murah dibandingkan sistem ERP-I yang terbatas dalam wilayah.

Kelebihan ERP

Dengan munculnya sistem ERP-I dan ERP-II, maka pengelolaan dan pengolahan bisnis menjadi lebih baik. Berikut ini beberapa kelebihan yang dimiliki oleh sistem Enterprise Resource Planning dibandingkan dengan sistem manajemen biasa.

Integrasi dan Akurasi Data pada Bisnis yang Lebih Baik

Kelebihan pertama adalah integrasi data dan akurasi data bisnis yang lebih baik. Ketika Anda memasukkan salah satu data seperti data penerimaan material, maka sistem ini akan memasukkan komponen ‘pembayaran’ dan ‘persediaan’ secara otomatis berdasarkan data penerimaan material.

Sistem Anda akan mencatat secara real time dan cepat sesuai dengan informasi data yang Anda masukkan. Selain itu, data yang Anda masukkan cukup sekali yaitu pada saat transaksi terjadi sehingga Anda tidak perlu memasukkan data secara manual satu per satu ke dalam modul sistem ini.

Perencanaan dan Manajemen Sistem Informasi Bisnis

Kelebihan kedua yang dimiliki oleh sistem ini adalah perencanaan dan manajemen sistem informasi bisnis yang dapat membantu Anda mengambil keputusan-keputusan yang berhubungan dengan bisnis. Sistem ini memiliki berbagai alat pendukung pengambilan keputusan dan alat simulasi yang dapat digunakan.

Dengan alat pendukung pengambilan keputusan dan alat simulasi yang ada pada sistem ini, Anda akan lebih tepat dalam memanfaatkan setiap sumber daya dalam bisnis Anda seperti sumber daya manusia, mesin atau peralatan kerja sehingga laporan yang dikeluarkan sesuai standar dan bisa diakses kapan saja.

Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Kelebihan ketiga adalah peningkatan efisiensi dalam aktivitas harian bisnis Anda seperti pemesanan, pengiriman, pemasok, manajemen kualitas, kas, dan realisasi penjualan. Keberadaan sistem ini akan mempersingkat siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok.

Pembentukan SOP

Kelebihan keempat adalah pembentukan Standar Operating Procedure yang telah disesuaikan dengan praktik internasional terbaik. Dengan pembentukan SOP terbaik, manajemen bisnis Anda menjadi lebih efektif dalam menjalankan aktivitasnya. Salah satu contohnya adalah software akuntansi online yang mampu mengatur keuangan Anda.

Kelemahan ERP

Meskipun sistem ini memiliki banyak kelebihan, namun dalam pelaksanaannya masih memiliki beberapa kelemahan. Berikut ini kelemahan sistem Enterprise Resource Planning yang perlu Anda tahu sebagai pertimbangan pemilihan sistem Enterprise Resource Planning yang tepat.

  1. Keterbatasan dalam memilih software Enterprise Resource Planning karena beberapa software tidak memberikan layanan secara menyeluruh dan tersedia secara terpisah seperti software akuntansi online, software HRD online.
  2. Sistem ini memiliki harga beli yang cukup mahal akibat biaya untuk proses reengineering sangat tinggi
  3. Sistem ini akan sulit beradaptasi dengan proses kerja yang berubah-ubah sehingga akan memperlambat proses bisnis yang berjalan
  4. Beberapa sistem menyediakan paket lengkap sehingga tidak sesuai dengan kebutuhan pelanggan
  5. Sistem ini bergantung terhadap vendor yang merancangnya sehingga Anda harus memilih vendor perancang sistem ini dengan tepat dan cermat
  6. Adaptasi sistem ini pada sistem baru akan menghilangkan keuntungan yang kompetitif

Manfaat ERP

Integrasi Sistem Informasi Keuangan

Manfaat pertama dalam menggunakan sistem ini adalah integrasi sistem informasi keuangan. Pada beberapa sistem keuangan, biasanya departemen melakukan pencatatan yang berbeda untuk keuangan, penjualan, dan sebagainya. Dengan sistem ini, sistem informasi keuangan menjadi terintegrasi antara keuangan, penjualan, pembelian, dsb.

Sehingga karyawan Anda tidak perlu repot untuk merekonsiliasi atau menyamakan persepsi antar departemen dan dapat berfokus pada pengembangan bisnis yang Anda jalankan. Hal ini dapat menghemat biaya operasional dan biaya pemeliharaan sistem yang dijalankan oleh bisnis Anda.

Pengelolaan Pesanan dan Persediaan

Manfaat kedua menggunakan sistem ini adalah Anda bisa mengelola pesanan, produksi, persediaan, dan distribusi menjadi lebih baik. Anda bisa mengelola semua bagian tersebut ke dalam satu sistem sehingga keterlambatan dapat dihindari, informasi persediaan barang lebih akurat, dan Anda bisa memenuhi setiap kebutuhan dari pelanggan Anda.

Pengelolaan dan Analisa Pelanggan Bisnis

Manfaat ketiga dari sistem ini adalah pencatatan mengenai interaksi antara pelanggan dan bisnis Anda serta informasi terkait pesanan, pengiriman, pengembalian, dan permintaan layanan lebih cepat. Dengan pencatatan ini, Anda bisa mendapatkan informasi mengenai kebiasaan dan perilaku pelanggan Anda sehingga dapat merumuskan langkah yang tepat.

Dengan memahami perilaku sekaligus kebutuhan pelanggan, Anda bisa merumuskan metode promosi yang tepat serta meningkatkan fitur produk yang Anda jual. Pelanggan akan lebih tertarik dikarenakan sesuai dengan apa yang pelanggan butuhkan.

Standarisasi dan Katalisasi Produksi

Manfaat keempat yang bisa Anda rasakan adalah standarisasi dan katalisasi produksi. Jika Anda berencana untuk melakukan merger dan akuisisi bisnis, biasanya akan terkendala dalam integrasi sistem yang Anda. Beberapa usaha membuat widget dan fitur yang sama dengan usaha Anda.

Dengan sistem ini, Anda bisa mengatur, membuat standar, dan mengotomasi sistem produksi Anda dengan sistem produksi baru sehingga dapat menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi biaya pembuatan sistem yang baru.

Pengelolaan Sistem HRD

Manfaat kelima adalah pengelolaan sumber daya manusia yang lebih baik. Bagi usaha yang memiliki unit bisnis yang cukup banyak, pengelolaan kebutuhan karyawan, distribusi gaji dan insentif, serta pelacakan jam kerja tentu memiliki tantangan tersendiri. Dengan sistem ini, Anda bisa mengatur sumber daya manusia lebih rapi.

Anda bisa menyimpan informasi detail mengenai kebutuhan karyawan Anda, mengatur gaji dan insentif, mengatur kehadiran karyawan, melacak pengeluaran, mengelola permintaan cuci, memberikan penilaian kinerja, pengelolaan pajak, dan masih banyak lagi. Sistem ini juga dapat digunakan karyawan untuk berbagai kebutuhan.

Karyawan dapat mengajukan cuti lebih mudah, pengembalian dana lebih cepat, melihat slip gaji yang diberikan, memasukkan jam kerja yang telah dilakukan, dan mencari tahu informasi mengenai karyawan lainnya.

Penanganan Pengadaan Barang

Manfaat keenam adalah sistem yang terintegrasi untuk pengadaan barang. Dengan menggunakan sistem ini, Anda dapat berkomunikasi dengan pemasok lebih mudah sehingga pembelian barang menjadi lebih mudah dikarenakan sistem ini menerapkan pembelian otomatis, pengontrolan biaya pembelian, dan mempercepat pemesanan.

Pembuatan Berbagai Laporan Usaha

Manfaat ketujuh dari sistem ini adalah pembuatan laporan usaha secara otomatis. Dengan menggunakan sistem ini, laporan keuangan, laporan pajak, penjualan, dan lain-lain dapat dilakukan secara otomatis berdasarkan data-data yang telah dimasukkan pada sistem ini. Sehingga laporan usaha menjadi lebih akurat dan lengkap tanpa proses yang lama.

Konsep ERP

Sistem ini terbentuk dari beberapa sub sistem bisnis yaitu Akuntansi, Customer Relation Management (CRM), Human Resource Management (HRM), Penjualan (Sales), Inventarisasi, Pembelian, dan Manufaktur yang saling berhubungan.

Akuntansi

Dalam menjalankan sistem ini, hal pertama yang perlu Anda pahami adalah akuntansi. Modul akuntansi akan mengelola arus kas dalam bisnis Anda baik yang keluar atau masuk. Selain itu, modul akuntansi akan membantu mencatat berbagai pengeluaran, neraca, buku besar, rekonsiliasi bank, penganggaran, manajemen pajak, dan lain-lain.

Dengan menggunakan modul akuntansi, Anda bisa membuat laporan keuangan dalam sekejap dengan memperhatikan beberapa data yang telah dimasukkan pada bidang akuntansi.

Customer Relation Management (CRM)

Hal kedua yang perlu Anda tahu adalah Customer Relation Management (CRM). CRM berfungsi sebagai pencatatan interaksi penjualan dengan pelanggan Anda. Modul CRM akan membantu Anda memahami sekaligus membangun hubungan yang sehat dengan pelanggan Anda sehingga mereka akan kembali membeli barang Anda.

Sebagian besar informasi yang dicatat oleh CRM adalah riwayat komunikasi pelanggan, data transaksi yang telah dilakukan, durasi kontrak, panggilan, pertemuan, dan berbagai data lain yang berhubungan dalam penentuan perilaku dan kebutuhan pelanggan.

Human Resource Management (HRM)

Hal ketiga yang perlu Anda tahu adalah Human Rosource Management (HRM). Modul HRM akan membantu Anda untuk mengelola berbagai informasi yang berkaitan dengan karyawan seperti deskripsi pekerjaan, penilaian kinerja, kehadiran, cuti, gaji, dan sebagainya termasuk pengembalian biaya.

Penjualan (Sales)

Hal keempat yang perlu Anda tahu adalah penjualan (sales). Modul penjualan bertugas untuk menangani permasalahan yang berkaitan dengan sales order, penawaran usaha, faktur, pertanyaan seputar penjualan.

Inventarisasi

Modul inventaris difungsikan untuk mengelola stok barang sekaligus melacak informasi yang berkaitan dengan produk Anda mulai persediaan, jadwal pengisian ulang, forecasting, dan laporan inventaris.

Pembelian (Purchasing)

Modul pembelian sangat berkaitan dengan informasi mengenai penyedia barang atau supplier yang bekerja sama dengan Anda. Modul ini akan mencakup informasi sejenis daftar supplier, permintaan dan penawaran, Goods Receipt Notes, Pembaharuan stok, dan Purchase Order.

Manufaktur

Modul manufaktur fokus pada peningkatan efisiensi sistem produksi seperti perencanaan produk, material routing, pemantauan produksi harian, pembuatan bill of materials. Semua informasi ini akan dicatat sekaligus menjadi bahan pertimbangan pengambilan keputusan terkait produksi.

Cara Kerja ERP

Secara garis besar, sistem ini memiliki 3 bagian yaitu bagian Front-Office, Back-Office, dan Central Database. Ketiga bagian ini berintegrasi menciptakan cara kerja sistem yang baik.

Front-Office

Pada mulanya, sistem ini akan menangani masalah yang berkaitan dengan Front-Office yaitu penjualan (Sales) dan CRM. Penjualan dan CRM akan memberikan informasi yang dibutuhkan untuk mengetahui kebutuhan para pelanggan serta kebiasaan yang dimiliki oleh pelanggan selama melakukan pembelian dan berinteraksi dengan usaha Anda.

Data-data tersebut kemudian akan disimpan dalam Central Database yang akan dijadikan bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan-keputusan penting berhubungan dengan Laporan dan HRM.

Back-Office

Hal yang berkaitan dengan Back-Office adalah akuntansi, manufaktur, inventaris, dan pembelian. Semua informasi yang berkaitan dengan penyedia barang, stok barang, bill of materials, semua informasi tersebut akan dicatat dalam Back-Office. Selanjutnya informasi tersebut akan masuk ke dalam Central Database.

Selain itu, informasi dari Front-Office akan diteruskan menuju Back-Office untuk menyesuaikan kebutuhan dan permintaan pada Front-Office dengan persediaan yang ada dalam data Back-Office. Umpan balik terus digunakan untuk memutuskan melakukan pengisian ulang barang atau pemberhentian pembelian dari penyedia barang.

Central Database

Hal terakhir yang harus Anda mengerti adalah Central Database. Central Database berisi informasi yang diberikan oleh Front-Office dan Back-Office. Informasi tersebut digunakan untuk mengatur HRM usaha Anda. Informasi tersebut bisa dijadikan landasan dalam menetapkan keputusan-keputusan yang berkaitan dengan karyawan Anda.

Central Database juga bisa digunakan sebagai bahan laporan yang akan disampaikan kepada pihak yang berkepentingan dalam usaha Anda. Dengan melihat data-data yang ada dalam laporan Central Database, pihak-pihak yang berkepentingan dapat memutuskan tindakan dan upaya untuk meningkatkan usaha Anda menjadi lebih baik.

Contoh Sistem ERP

  1. On-Premise
    Sistem pertama adalah sistem On-Premise atau sistem konvensional. Sistem ini menempatkan Enterprise Resource Planning pada satu tempat yang dipasang secara lokal di perangkat keras dan server komputer yang dikelola oleh staf IT. Nama lain dari sistem ini adalah sistem in-house.
  2. Cloud
    Sistem kedua adalah jenis Cloud atau dikenal dengan SaaS. Keunggulan sistem Cloud adalah perusahaan dapat mengelola data secara lebih baik menggunakan koneksi internet tanpa biaya investasi perangkat keras yang besar. Biaya yang dikeluarkan adalah biaya penggunaan sistem selama per bulan atau per tahun.

    Sistem ini memiliki pembaharuan dan peningkatan kinerja secara berkala karena pemeliharaan dan perbaikan sistem dilakukan oleh tim penyedia layanan sistem ini. Selain itu, mobilitas yang diberikan lebih tinggi dikarenakan Anda bisa mengakses kapan saja dan di mana saja.
  3. Hybrid On-Premise dan Cloud
    Sistem ketiga adalah perpaduan antara sistem On-Premise dengan sistem Cloud. Biasanya sistem ini digunakan untuk mengantisipasi terjadinya kerusakan data. Sistem konvensional atau On-Premise digunakan untuk data-data penting seperti data pelanggan yang tidak boleh dipegang oleh pihak ketiga.

    Sedangkan sistem Cloud digunakan untuk informasi berupa pembelian dan penjualan yang bisa dipegang oleh pihak ketiga. Selain itu, sistem ini digunakan bagi usaha yang melakukan transisi dari sistem konvensional menuju sistem cloud.

Aplikasi ERP

Perkembangan teknologi yang kian maju membuat beberapa penyedia layanan mengembangkan sistem Enterprise Resource Planning menjadi lebih baik. Berikut ini beberapa aplikasi terbaik yang bisa Anda gunakan.

SAP

Aplikasi pertama yang bisa digunakan adalah SAP (System Application and Product in Data Processing) yang dikembang oleh Jerman pada tahun 1972. Aplikasi ini telah banyak digunakan oleh perusahaan besar di Indonesia seperti PT. Pertamina, PT. POS Indonesia, PT. Telkom, dll.

ERPNext

Jika Anda mencari aplikasi yang bersifat open source maka Anda bisa menggunakan ERPNext. Aplikasi ini mampu menyederhanakan penjualan dan manajemen persediaan dari usaha Anda. Aplikasi ini cocok untuk digunakan pada usaha yang bersifat kecil menengah dikarenakan memiliki fitur yang sederhana.

Compiere

Compiere adalah aplikasi yang memiliki keunggulan dibidang manajemen yang efisien. Dengan biaya yang rendah, Anda dapat membuat serta merencanakan sumber daya manajemen gudang yang dapat di-host melalui sistem Cloud untuk meminimalkan biaya pemeliharaan dan perawatan.

Oracle ERP

Aplikasi keempat yang bisa digunakan adalah Oracle yang didirikan di Amerika Serikat pada tahun 1977. Beberapa perusahaan besar di Indonesia menggunakan aplikasi yang dibuat oleh Oracle seperti PT. HM Sampoerna, PT. Panamas, PT. Jasa Marga, dan PT. Handal Logistik Nusantara.

ERP Indonesia

  1. IT Inventory Bea Cukai
    Pengembangan sistem Enterprise Resource Planning tidak hanya berkaitan pada usaha, namun juga dilakukan pengembangan terhadap sistem Ekspor dan Impor. Salah satu pengembangannya di Indonesia adalah IT Inventory Bea Cukai. IT Inventory dirancang untuk mendukung aktivitas ekspor dan impor bisnis Anda secara maksimal.
  2. Otomatiskan Manajemen Penjualan
    Pengembangan lainnya yang bisa Anda temukan pada Enterprise Resource Planning Indonesia adalah integrasi dengan website atau aplikasi mobile untuk mengotomatiskan manajemen penjualan seperti strategi mengoptimalkan pendapatan dan pengembangan potensi bisnis hingga titik maksimal.

Software ERP Indonesia

  1. PT. Zahir Internasional
    Pengembangan sistem Enterprise Resource Planning tidak hanya dilakukan oleh pihak luar, namun bangsa Indonesia juga melakukan pengembangan yang salah satunya dilakukan oleh PT. Zahir Internasional. PT. Zahir Internasional menggarap sistem Enterprise Resource Planning untuk kalangan bisnis menengah ke atas.

    Dengan mengedepankan sistem yang instan dengan harga sewa yang murah, PT. Zahir Internasional berupaya untuk membantu usaha kecil agar memiliki peningkatan usaha bisnis yang dilakukan.
  2. PT. Proweb Indonesia
    Salah satu pembuat aplikasi Enterprise Resource Planning jenis Cloud adalah PT. Proweb Indonesia. PT. Proweb Indonesia mendesain sistem Enterprise Resource Planning berbasis web dengan menekankan kesan corporate yang menarik sehingga sistem mudah digunakan oleh penggunanya.
  3. MYERP
    Salah satu perusahaan IT yang berfokus pada perangkat lunak akuntansi dan manajemen bisnis menengah dan besar adalah MYERP. MYERP mencakup berbagai kebutuhan bisnis Anda mulai dari akuntansi, manajemen hubungan pelanggan, manajemen kontak, SDM, manajemen gudang, dan produk lainnya.
  4. Folarium ERP
    Salah satu perusahaan yang mengembangkan sistem Enterprise Resource Planning yang bisa disesuaikan dengan permintaan pelanggan adalah Folarium ERP. Beberapa klien yang menggunakan Folarium ERP adalah Yudhistira Ghalia, PLN Pacitan, Jakarta Apartment, dan Astra Honda.

Penutup

Perkembangan sistem Enterprise Resource Planning semakin menjadi lebih baik. Tidak hanya bisa dikerjakan secara in-house, pengembangan mengedepankan tingkat mobilitas yang tinggi. Dengan menggunakan sistem Enterprise Resource Planning yang sesuai dengan kebutuhan Anda, maka bisnis Anda akan menjadi lebih baik.

Penikmat senja yang hanya ingin berbagi ilmu pengetahuan

Leave a Comment